Я руковожу digital-студией Solvintech. Сперва вся студия состояла из двух человек — меня и партнёра. Потом мы начали расширяться. Перед нами встала задача стандартизировать работу и внутренние процессы. Иначе мы не могли нормально расширить штат, справиться с рутиной и освободить время для развития.

Нам удалось привести работу к единым стандартам с помощью обычных чек-листов. В статье я расскажу:

  • как чек-листы помогли нам при масштабировании студии;
  • какие именно чек-листы используем (вы тоже можете их скачать и применить);
  • в каких случаях они необходимы, а когда становятся излишними.
  • какие сервисы для работы мы выбрали.

От двух человек — к созданию команды

Как и многие наши коллеги, мы начинали на чистом энтузиазме. Работали над собственными проектами, плюс пару заказов на старте нам подбросили знакомые.

Потом дело пошло. Заказов стало больше. Рук на всё не хватало, мы жили в режиме постоянных дедлайнов. Стало ясно: надо нанимать сотрудников. Мы начали подбирать в команду людей, и вот что выяснилось:

  • Чтобы делегировать какую-то работу, сперва её надо описать и зафиксировать. Сотрудник должен точно (а не примерно) понимать, что он делает и где пролегает его зона ответственности.
  • Результат работы надо проверять. Для этого нужна чёткая система критериев качества.
  • Где-то надо вести отчётность — тоже стандартизированную и понятную.

Решением стали чек-листы по каждому виду работ.

Пример чеклиста
Часть одного из наших чек-листов по аудиту сайта

Почему чек-листы?

Чек-листы — оружие обоюдоострое: специалист понимает, что конкретно от него ожидают, а руководитель может оценить успехи специалиста. К тому же доступ к чек-листу можно выдать клиенту — пусть контролирует выполнение в режиме реального времени. Получаем сразу +100 очков к прозрачности работы.

Плюс чек-листов в многофункциональности:

  • есть те, что содержат критерии качества работы — помогают оценить промежуточные и конечный результаты;
  • а ещё это могут быть своеобразные напоминания-инструкции с порядком действий.

Ну и, конечно, в простоте. Сделать чек-лист и дать к нему доступ нужным специалистам легче и выгоднее, чем пользоваться несколькими онлайн-сервисами.

Пример чеклиста
По каждому пункту — несколько возможных вариантов. Это помогает сделать анализ более глубоким и точным

Чек-листы облегчают передачу информации, уменьшают влияние человеческого фактора и помогают сориентироваться в куче дел. Это то, что нам было нужно.

Как разработали и внедрили

Путём проб и ошибок мы пришли к важному выводу. В случае с чек-листами действует правило: их надо накладывать на уже существующие процессы. Они должны во всём соответствовать реальному положению дел в студии. Только так можно создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.

Составлять их формально, основываясь только на теоретических предпосылках — дело гиблое. Если чек-лист оторван от реальности — он не работает. Он вносит путаницу и тормозит работу.

На первых порах нам постоянно приходилось редактировать, полностью менять или даже отменять некоторые листы. Зато каждый из оставшихся работоспособен.

Важно: каждый пункт внутри чек-листа — шестерёнка, связанная с другими. Если хотя бы одна заклинит, весь механизм перестанет работать.

Все чек-листы мы сделали в «Google Таблицах». Там можно расписать все процессы и дать доступ к файлу нужным сотрудникам. Этот формат настолько хорош, что мы используем его и сейчас.

На базе «Таблиц» мы выстроили целую цепочку чек-листов и списков отчетности. Весь процесс ведения клиента разбили на этапы, а этапы — на задачи.

Чек-листы с привязкой к этапам работы

Немного расскажу о том, по какой схеме мы сегодня работаем. Не буду утверждать, что это единственно правильный алгоритм, но у нас он действует.

1. Аудит бизнеса и сайта заказчика

Мы начинаем работу с погружения в бизнес клиента. Наша задача — понять, что хорошо, а что плохо, и выстроить правильную стратегию продвижения. Для начала проводим комплексный аудит по 3 направлениям:

Пример чеклиста
Часть результатов SEO-аудита

В результате мы формируем итоговую карточку клиента. На основании данных из этой карточки можно проектировать новый сайт и создавать рекламную кампанию для заказчика.

2. Сбор и кластеризация семантики

Дальше мы подбираем запросы для продвижения. На основе собранной семантики:

  • формируем стратегию SEO-продвижения;
  • создаём новую структуру сайта по результатам кластеризации;
  • создаём рекламные кампании в Яндекс.Директ и Google AdWords.

Семантическое ядро может дополняться: иногда мы согласовываем с клиентами новые второстепенные направления. В таких случаях нужно добавить на сайт самые важные разделы для запуска контекстной рекламы — а уже потом добавлять новые страницы для расширения охвата аудитории.

Основные ключи мы собираем вручную, для общей аналитики используем KeyKollector, для анализа ключей конкурентов — SemRush. Итоговую семантику размещаем в «Google Таблицах» и там же работаем с ней дальше.

3. Создание нового сайта

А вот на этом этапе чек-листов нет — они для такого недостаточно гибкие. Мы пробовали их создать и внедрить, но тут всё слишком индивидуально. Да, стандартизировать можно не всё.

4. Наполнение и техническая поддержка сайта

Когда базовая версия сайта готова — наполняем его контентом и занимаемся плановым техническим и SEO-мониторингом. В процессе используем 2 чек-листа — для контент-менеджера и сеошника:

  • контент-менеджер составляет план публикаций;
  • SEO-специалист — проводит мониторинг по основным параметрам, которые могут влиять на позиции в поиске.

Оба листа — всё в тех же «Таблицах».

Пример чеклиста
Чек-листы помогают ничего не забыть. На скриншоте — 6 из 98(!) параметров, по которым мы оцениваем юзабилити интернет-магазина

Некоторые из них небольшие, а другие подходят даже для объёмных и трудоёмких работ. Часть из них мы публикуем в открытом доступе — с пояснениями и примерами использования.

В каком формате используем чек-листы

1. Google Sheets

Как я уже говорил, самый простой способ — использовать «Google Таблицы». Там легко расписать любой процесс. Чтобы сделать таблицы удобнее, мы разделяем их на смысловые блоки, выделяем ячейки цветом.

Чеклисты в Google Spreedsheet
Вот так выглядит наша таблица по прогнозированию сроков реализации

Чаще всего мы используем чек-листы в «Таблицах» для повторяющихся и простых задач — вроде еженедельной SEO-проверки.

У «Таблиц» одна проблема: для обсуждения и комментирования они совсем непригодны.

Когда над задачей трудятся несколько специалистов — это критично. Поэтому для масштабных задач чек-листы в таком формате использовать нельзя.

2. Rovertask

Это сервис, где сотрудники объединяются в группы для работы над проектом, общаются в рабочем чате, ставят и выполняют задачи. Он нужен в двух случаях:

  • задача большая, и над ней одновременно работает группа специалистов — им нужно координировать свои действия, обсуждать ход работы;
  • работа проходит в тесном взаимодействии с клиентом — он должен видеть каждый этап и сразу давать обратную связь.

В «Ровертаск» можно загружать чек-листы в xls. Мы скачиваем их в формате Excel, ставим для сотрудника или группы сотрудников задание и прикрепляем скачанный файл. Система распознаёт чек-лист и создаёт отдельные задачи на его основе.

Импорт задач
Каждая из 6 задач — отдельный смысловой блок самого листа

Вот так выглядит панель задач после загрузки чек-листа:

Панель задач в Rovertask
Если кликнем по любой из задач, появится окошко с соответствующей частью чек-листа

Мы используем Rovertask на этапах аудита бизнеса клиента и создания сайта.

На этапе первичного комплексного аудита сервис полезен, чтобы фиксировать информацию от клиента и отслеживать ход работ. На этапе создания сайта — для фиксации задач и правок от клиента, а также для утверждения итоговых макетов. Там же наши проект-менеджеры ставят задачи дизайнерам и программистам.

Как нам помогли чек-листы и нужны ли они вам

Стандартизация нужна для масштабирования бизнеса. Мы разработали и внедрили чек-листы только с этой целью. Если в студии работает несколько человек, и вы не берётесь за объёмные комплексные проекты — чек-листы вряд ли помогут.

У нас масштабирование проходило достаточно органично. На сбор и систематизацию процессов ушел где-то месяц. Еще столько же — на обкатку и удаление лишнего. Сначала с клиентами работал я и один наемный менеджер. После подготовки чек-листов я передал часть своих проектов новому, второму менеджеру.

Поначалу это сопровождалось просадкой в бизнесе. Проектов особо больше не стало, а фонд заработной платы вырос. Но такой подход позволил мне передать часть своей работы другим сотрудникам. А я сосредоточился на новых клиентах и поиске сотрудников. Вот таблица динамики роста проектов и их руководителей:

Таблица динамики роста проектов и их руководителей

Чек-листы и стандартизация облегчают жизнь мне, как руководителю. Мне не надо контролировать выполнение каждой работы — все процессе и критерии качества уже записаны. Клиент и менеджер сами без проблем проверяют работы. А я вмешиваюсь только в экстренных случаях.

Но я по-прежнему провожу еженедельную планерку — мы обсуждаем результаты работы за прошедшую неделю и расставляем приоритеты на следующую.

Не могу сказать, что сейчас все работает гладко. Все равно приходится бороться с желанием сотрудников сделать все по-быстрому, минуя фиксирование выполненных задач в «Google Таблицах» или в «Ровертаске». Мы постоянно что-то меняем и дорабатываем, чтобы сделать систему проще, удобнее и эффективнее.

Сейчас мы работаем с клиентами только через «Ровертаск». Они ставят задачи и следят за их выполнением. Странно, но клиентам такой подход понравился даже больше, чем сотрудникам. Вот отзыв одной нашей клиентки:

Плюсы работы в бизнес мессенджере мы ощутили мгновенно. Раньше половина задач терялась в бесконечных переписках. Количество писем в одной ветке могло достигать 100 и при этом все задачи перемешивались, а в копии к письмам стояло по 15 получателей. В Ровертаске стало ориентироваться гораздо проще. У нас в работе более 25 сайтов и теперь по каждому из них есть отдельный проект с обсуждением а все задачи зафиксированы отдельно с историей переписки по каждой конкретной из них.

Екатерина Гожева, Начальник отдела маркетинга направления Девелопмент ГК «Сапсан»

Нельзя сказать, что чек-листы сильно ускорили работу или предельно её упростили. Нет. Но они помогли нам ускорить рост и выстроить систему, где каждый сотрудник знает, что, когда и как именно ему надо делать.

Надеюсь, мой опыт будет полезен и вам.